Zapier es una aplicación que te permite automatizar tareas entre aplicaciones en línea (como pueden ser Salesforce, Basecamp y Gmail).
La intención de la aplicación es ayudarte a utilizar las aplicaciones complementarias de manera simultánea, automatizando ciertas tareas.
Zapier tiene el objetivo de que no tengas que esperar más que los desarrolladores de las aplicaciones construyan integraciones entre ellas.
La idea es que tengas menos costos y utilices las aplicaciones de manera más efectiva, salteándose del proceso de prueba y error para ver si la integración funciona bien y ahorrándote el tiempo que implica desarrollar un software que cumpla esta función o realizar estas tareas manualmente.
Tabla de contenidos
¿Qué es un Zap?
En primer lugar, debes configurar un “Zap”, que es un modelo para una tarea que quieres realizar una y otra vez. En palabras, un Zap quedaría como “Cuando obtengo una nueva cosa en A, realiza esta otra cosa en B”. La primera parte sería el disparador y la segunda la acción.
Supongamos que el Zap consiste en que “Cuando llega a un nuevo contacto a Salesforce, crear una nueva tarjeta en el tablero de Trello”. Podrás configurar tu Zap según tus necesidades y puedes escoger qué campos de la aplicación deberían entrar en acción.
¡EJEMPLO!
Podrías configurar que el nombre del contacto de Salesforce debe ser el título de la nueva tarjeta que se creará en Trello. Luego, simplemente dejas a Zapier que se encargue de realizar esto.
La aplicación comprueba regularmente la aparición de nuevos datos y cuando encuentra algo que hayas marcado como disparador, automáticamente realiza la acción por ti.
Por lo tanto, podemos decir que la aplicación busca simplificarte las tareas y evitar que tengas que realizar tareas repetitivas una y otra vez, al automatizarlas.
¿Qué es un Task?
Se considera un Task cada vez que tu Zap realiza una acción que programaste. Si tu Zap es entre las aplicaciones Eventbrite y Google Contacts y la acción del Zap es crear un nuevo contacto en Google, usarás un Task cada vez que un contacto sea creado. Los diferentes planes que ofrece la aplicación dan una determinada cantidad de Tasks para realizar.
¿Cómo crear un Zap?
Para crear un Zap desde cero, selecciona el botón “MAKE A ZAP!” en la pantalla principal de tu cuenta. Determinarás qué hecho de qué aplicación servirá como disparador.
Si quieres tomar las entradas del formulario de Wufoo y añadir esos datos a una lista de MailChimp, el disparador sería cada nueva entrada de datos en Wufoo. Sólo puede haber un disparador por Zap.
A continuación, llega el momento de la acción, que es algo que tu Zap hará después de que ocurra un disparador. Siguiendo con el mismo ejemplo, si se utiliza un Zap que tome las entradas del formulario de Wufoo para añadirlo a una lista de MailChimp, la acción sería que MailChimp añada los datos que ingresaron en Wufoo.
Como vimos anteriormente, un Zap sólo puede tener un disparador, pero puede tener varias acciones. Hay dos tipos de acciones:
- Acciones de aplicaciones: es la acción de crear algo en una aplicación. Por ejemplo: crear un suscriptor en MailChimp.
- Búsqueda en aplicaciones: se puede utilizar para buscar información para ser utilizada en una acción posterior. Por ejemplo: un Zap podría ver los detalles de una tarjeta de Trello y reconocer que algún dato, como la fecha de vencimiento de la tarjeta, puede ser utilizado para realizar una acción más adelante.
Para mejorar la efectividad y precisión de las Zaps, puedes utilizar filtros que aseguran que las acciones se realicen únicamente en los ítems que tú quieres y cuando se presenten una determinada cantidad de condiciones que tú seleccionas (si así lo deseas).
Planes y costos
Las cuentas en Zapier son prepagas. Cuando pagas tu plan, estarás pagando por los siguientes 30 días o por todo un año.
Los cargos se realizan siempre en dólares. Si tienes una tarjeta de crédito o cuenta bancaria con una moneda distinta al dólar, el banco la mayoría de las veces, hará la conversión a dólares de manera automática.
Los tipos de planes y los costos son:
- Free: es gratis y permite configurar 100 tasks (se refieren a la cantidad de tareas que puedes asignar en los Zaps) y 5 Zaps, que se iniciarán cada 15 minutos.
- Basic: USD 20 por mes (o USD 220 por año) con 1.000 tasks y 20 Zaps que se iniciarán cada 15 minutos.
En las siguientes opciones, todos los Zaps se inician cada 5 minutos.
- Business: USD 50 mensuales (o USD 550 por año), 3.000 tasks y 50 zaps.
- Business Plus: USD 125 por mes (ó USD 1.375 por año), con 10.000 tasks y 125 zaps.
- Infrastructure: USD 250 por mes (ó USD 2750 anuales), con 50.000 tasks y 250 zaps.
Las aplicaciones premium sólo pueden ser utilizadas durante el período gratuito de dos semanas de prueba de la aplicación o con un plan pago. Por lo tanto, puedes probar Zap y aprender a utilizarlo, configurando la relación entre estas aplicaciones.
Este es el listado de las aplicaciones:
- BigCommerce
- Calldrip
- Chargify
- DataSift
- Evernote Business
- Facebook Lead Ads
- Formdesk
- GetResponse
- GoToWebinar
- Infusionsoft
- Magento
- Message Bus
- Microsoft Dynamics CRM
- MySQL
- PayPal
- PostgreSQL
- Quickbase
- Quickbooks
- Raven Tools
- Recurly
- RJMetrics
- Salesforce
- Samanage
- Shopify
- Solve360
- SQL Server
- SugarCRM
- Unbounce
- Unleashed Software
- Xero
- Zendesk
- Zoho CRM
Durante tu período de prueba, puedes realizar ilimitadas Zaps, automatizando tareas y analizando qué plan podría convenirte.
Comentarios finales
Si eres un freelancer que utiliza múltiples aplicaciones, Zapier puede ayudarte a relacionarlas y automatizar ciertas acciones que te ahorrarán tiempo y facilitarán tu trabajo.
Tienes una prueba gratuita para explorar la aplicación y determinar si vale la pena para ti invertir en alguno de los planes.
¿Usarías Zapier como alternativa a IFTTT? 😀
