El trabajo freelance es, con frecuencia, un acto de malabarismo. No solo puedes estar trabajando en diferentes proyectos en un momento determinado, sino que también es probable que tengas proyectos que se encuentren en diferentes fases de desarrollo y que no necesariamente pertenezcan a la misma área.
Empezar nuevos proyectos, finalizar otros y estar sumergido en tus propias cosas puede que te dificulte organizarte y planificar. Constantemente vas a enfrentarte al reto de gestionar tu tiempo de forma efectiva para mantener el equilibrio con todos tus clientes y también completar los trabajos puntualmente.
Y claro, no hay nada más satisfactorio que terminar un trabajo y tacharlo de tu lista de pendientes (bueno, recibir la paga también es muy gratificante, pero no nos salgamos del tema 😛 ).
Si no planificas la forma en que vas a utilizar tu tiempo, tiendes a perder concentración y ser menos productivo. Si decides crear una lista de pendientes para cada día, determinarás cómo vas a distribuir tu tiempo en cada tarea, por lo que tendrás que aprender a priorizar.
Establecer prioridades de manera efectiva es necesario para que, como freelancer, puedas maximizar tu eficiencia y productividad.
¡TOMA EN CUENTA LOS SIGUIENTE!
Todos somos diferentes, lo que funciona para mí podría no funcionar para ti. No hay un enfoque correcto o equivocado, pero todos necesitamos encontrar el método ideal para definir prioridades. Antes de empezar con los detalles de establecer prioridades, sería útil definir la diferencia entre “importante” y “urgente”.
La diferencia básica es la sensibilidad respecto al tiempo. Una tarea urgente necesita hacerse en poco tiempo, mientras que una tarea importante es vital por alguna razón, aún cuando sea o no necesario realizarla inmediatamente.
Las tareas de tu agenda pueden ser tanto urgentes como importantes, o una o la otra, o podrían no ser ninguna. Al priorizar esperamos encontrar el equilibrio que nos permita completar las tareas más urgentes e importantes. La dificultad se presenta cuando tienes que sopesar una con respecto a la otra.
Por ejemplo
Una tarea urgente con una importancia relativamente baja podría ser que se acerca un tiempo de entrega de un proyecto para un cliente pequeño con quien probablemente no vuelvas a hacer negocios. Necesita ser completada para la fecha establecida, así que probablemente es más urgente que importante.
Por otro lado, un ejemplo de una tarea importante con una baja urgencia podría ser un trabajo muy bien pago para un cliente constante que no tiene un tiempo de entrega estricto.
Tabla de contenidos
Factores que se deben considerar al establecer prioridades
1. Fase de desarrollo
Aún cuando la fecha de entrega no se encuentre en el futuro inmediato, los grandes proyectos necesitan ser bien planificados y ejecutados acorde a ello. Si simplemente te fijas en la fecha de entrega puede que no veas la urgencia, pero aún así podrías estar fuera de ritmo o de foco para hacer todo a tiempo.
Un método que puedes usar para ayudarte es establecer fechas de entrega para hitos más pequeños a lo largo del proyecto, lo cual te va a ayudar a mantener un buen ritmo y te permitirá monitorizar fácilmente tu progreso.
2. Tiempo de entrega
Los tiempos de entrega son situaciones con las que lidiamos regularmente, y con frecuencia son un factor enorme a la hora de determinar urgencias.
Por supuesto, mientras más cerca esté la fecha hay una mayor urgencia. Puede que tengas o no suficiente tiempo para adelantar trabajo y evitar los problemas inesperados de último minuto. Si puedes trabajar con tiempo a tu favor, puedes eliminar gran parte de las urgencias y tendrás mayor libertad con tu agenda.
¿Qué ocurre si no se cumple la fecha de entrega? En algunos casos esto no es una opción, pero para otros proyectos tendrás una fecha de entrega flexible y algunos clientes no tendrán ningún problema por darte uno o dos días adicionales de trabajo.
No todas las fechas de entrega son iguales, así que si no puedes terminar todo el trabajo a tiempo, trata de medir las consecuencias de no cumplir con alguna de tus fechas de entrega y establece prioridades acorde a ello.
3. El pago
Hay que afrontarlo, el dinero puede ser un factor determinante tanto para la importancia como para la urgencia. Puede que el monto a recibir sea significantivo, o podría serlo el tiempo en que se nos va a pagar.
4. El cliente
Las siguientes preguntas pueden ser factores influyentes en la forman en que decidas establecer prioridades:
- ¿El cliente es regular, consecuente y responsable de una cantidad considerable de contratos?
- ¿Es un cliente nuevo con el que quisieras desarrollar una relación sólida?
- ¿Es un cliente problema que siempre presenta inconvenientes a la hora de pagar?
- ¿Es un cliente nuevo con el que probablemente no hagas negocios en el futuro?
5. Tu palabra
Aún cuando es posible que no tengas una fecha de entrega estricta, ¿Le dijiste al cliente que entregarías un trabajo en un tiempo determinado? ¿Les dijiste que harías algo específico que aún no has terminado?
Para construir una reputación, obtener referencias y repetir contratos, tu palabra es importante.
Consejos para organizar tu tiempo
1. Divide los proyectos en pequeños pasos
En vez de afrontar un proyecto como un todo, enfócate en lo que necesitas hacer durante un día o una semana específica para realizar el progreso necesario.
2. Prepárate con tiempo
Tener el día o la semana planeadas puede ser de gran ayuda antes de empezar. Te darás cuenta de que tener un plan hecho con tiempo te ayudará a empezar cada día de forma productiva, en vez de tener retrasos y andar sopesando opciones antes de decidir en qué debes trabajar.
Esto puede que te funcione o no, pero lo más probable es que todos se podrían beneficiar con alguna forma de planificación adelantada.
3. Haz una revisión y estima el tiempo requerido
Al final de cada día, tómate unos cuantos minutos para ver lo que has logrado y evalúa cómo ayuda esto a las metas que tienes.
Esto puede ser de gran ayuda a la hora de establecer prioridades para el día siguiente ya que ahora sabrás cuáles cosas tienen mayor urgencia dado que no pudiste terminarlas.
Además, te será de gran ayuda para mantenerte enfocado cuando tu trabajo se esté retrasando, y te ayudará a medir cuánto has hecho realmente en un día o semana determinadas.
También te puede ser útil para establecer el precio de futuros trabajos. Quizás estás subestimando o sobreestimando cuánto tiempo te va a tomar completar una tarea, y esto te ayudará a identificarlo correctamente y hacer un ajuste en el precio de tus servicios a futuro.
4. Conoce en qué momento eres más productivo
Todos tenemos un momento del día o de la semana donde somos mucho más productivos. Si estás al tanto de estos hábitos para ser productivo, puedes ajustar tu agenda para tomar ventaja de tus momentos más fuertes y planificar actividades sencillas para tus momentos más débiles.
Por ejemplo: quizás enviar facturas o escribirle a clientes anteriores no requiere tanta concentración como otro tipo de trabajo, entonces podrías guardar esas actividades (o alguna similar) para esos momentos del día donde sueles luchar con tu nivel de atención.
5. Sigue tus estados de ánimo
Algunas veces tendrás unos cuantos proyectos diferentes con niveles similares de importancia y urgencia, y te darás cuenta que cuando trabajas en lo que te resulta atractivo, trabajarás mejor.
Por ejemplo
Digamos que escribes y haces trabajos de diseño. En algunas ocasiones habrás planificado escribir un artículo, pero sencillamente no has sentido que puedas ser tan productivo en ese momento como lo serías si estuvieras trabajando en diseño (o viceversa). Si la situación te lo permite, cambia los planes y toma ventaja de tu tiempo productivo trabajando en algo más.
Y tú, ¿cómo determinas tus prioridades? Cuéntame cuáles son algunos de tus hábitos que pueden ser útiles para el resto de nosotros en los comentarios 😀
