Ventajas de Evernote y 16 trucos para organizar tu día a día

Conozco Evernote desde hace más de año y medio, pero la verdad es que no le había dado el uso que realmente se merece, pues es una gran herramienta para organizar tu día a día, notas, reuniones, artículos y todo lo que se te pueda ocurrir.

Cuando decidí que quería escribir este blog, me frenaba el hecho que no quería escribir desde la laptop sino desde la tablet (caprichos extraños).  Probé con varias aplicaciones pero no me sentí cómoda con ninguna, hasta que vi el icono del elefante verde allí, todo el tiempo, esperando su oportunidad.

Ideas creativas para usar Evernote

Hay muchas formas de sacarle provecho a Evernote, por lo que quiero compartir algunas de ellas para que mejores tu productividad a través de esta herramienta.

1. Establece una libreta  predeterminada para que guardar sea más simple

 

Una de las cosas que he encontrado de mayor utilidad en el flujo de trabajo con Evernote es configurar una libreta predeterminada para guardar todas mis notas y luego revisarlas para organizarlas en el lugar apropiado.

De esta forma, todo lo que tengo que hacer cuando encuentro algo que quiero guardar es agregarlo directo a Evernote, sin necesidad de tener que pensar en cuál es el mejor lugar para ubicarlo.

Para poder establecer una libreta predeterminada, haz clic derecho en cualquiera de tus libretas de Evernote y selecciona “Información de la libreta”, luego marca la opción “Establecer como mi libreta predeterminada”.

Ahora eres libre de reunir todo lo que te parezca interesante e importarlo a Evernote para luego tomarte un tiempo y revisarlo.

2. Crea una librería para almacenar imágenes

Puedes usar Evernote para crear una librería para almacenar imágenes. Estas son tan importantes en las redes sociales que tener una librería para guardarlas puede ser muy útil.

Puedes organizarlas como te resulte más fácil en tu flujo de trabajo. Una forma de hacerlo podría ser crear una libreta para almacenar Fotos con diferentes notas que incluyan múltiples imágenes relacionadas. Podrías tener una sola nota con imágenes de frases, otra con imágenes de paisajes, incluso una con tus imágenes favoritas, etc.

Algunas plataformas para obtener imágenes gratuitas legalmente son:

• Unsplash.
• Pexels.
• Death to the Stock Photo.
• Startup Stock Photos.

Artículo recomendado: Banco de imágenes gratuitas para tus proyectos freelance.

 

3. Investiga usando el Web Clipper de Evernote

 

Evernote tiene una extensión llamada Web Clipper que puedes instalar en tu buscador la cual te ayuda a guardar cualquier cosa que encuentres online (textos, enlaces e imágenes) en tu cuenta de Evernote con un solo clic.

Aquí es donde tener una libreta predeterminada puede ser realmente útil. Allí puedes enviar de forma automática todos los artículos que encuentres y organizarlos luego, de esta forma mantienes un flujo de trabajo rápido cuando estás investigando.

Además de investigar, puedes usar esta extensión para crear una librería de artículos “para leer después”, lo cual te permite poner aparte los que te interesan sin romper tu flujo de trabajo actual.

4. Recopila información para inspirarte

Obtener ideas para tus proyectos no es siempre una tarea fácil. Usando Evernote puedes tener una librería de ideas que te ayuden cuando se te agote la inspiración.

Puedes usar el Web Clipper de Evernote para juntar varios artículos que encuentres en la red y ubicarlos en una libreta de ideas. Asimismo, puedes guardar túits que llamen tu atención, emails que te den ideas creativas o preguntas de clientes que te encantaría responder.

¡CONSEJO!

Combinar algunos de los trucos que ya te he mencionado podría ayudarte a que el proceso de desarrollar ideas sea mucho más fluido.

 

5. Envía un correo a Evernote

¿No quieres lidiar con un correo en este momento? ¿Te gustaría hacer seguimiento de un correo sin dejarlo en tu bandeja de entrada? Puedes simplemente enviar esos correos a tu Evernote y encargarte de ellos luego o guardarlos como referencia en el futuro.

Para configurar un correo a Evernote

En primer lugar localiza tu dirección de correo en la aplicación. Aquí está el cómo de acuerdo a Evernote:

• Evernote para Windows: Haz clic en Herramientas > Información de la cuenta. Tu dirección de email aparecerá junto a ‘Enviar notas por correo electrónico a:’.
• Evernote para Mac: Selecciona Ayuda > Ajustes de la cuenta…. Tu dirección de email aparecerá en la sección ‘Enviar notas por correo electrónico a’.
• Evernote para iPhone, iPad y iPod Touch: Toca sobre tu nombre de usuario para acceder a los ajustes de tu cuenta. Desplázate hacia abajo y selecciona General > Dirección de correo electrónico de Evernote.
• Evernote para Android: Toca sobre el icono de los tres puntos que se encuentra en la parte superior derecha, selecciona Ajustes > Información de la Cuenta y desplázate hacia abajo hasta ver el email de Evernote.
• Evernote Web: Haz clic en tu foto de perfil, selecciona ‘Ajustes‘. Tu dirección de email aparecerá en la sección ‘Enviar notas por correo electrónico a’.

Envía el correo que quieres a Evernote. Ingresa esta dirección de email en el campo de a quién envías. Tu línea de asunto se convertirá en el título de esta nueva nota. El email  será agregado a tu libreta predeterminada.

Si quieres agregar la nota a una libreta diferente, puedes escribir “@” seguido del nombre de la libreta de destino en la línea de asunto, al lado del título. Si quieres agregar una etiqueta incluye “#” seguido de una etiqueta existente.

6. Mantén todo en orden haciendo listas de pendientes

¿A quién no le gusta hacer listas? Con seguridad tengo muchas más que debería hacer. La buena noticia es que Evernote te puede ayudar a crearlas. Pueden estar dentro de una sola nota o estar repartidas entre varias de estas.

Con una lista de Evernote, puedes hacer seguimiento a todos los proyectos que tienes, las tareas pendientes de cada uno; o también puedes tener una lista de quehaceres de tu casa, o de trabajos de la universidad, etc.

7. Suscríbete a newsletters usando tu email de Evernote

 

Un consejo muy interesante es suscribirse a los newsletters usando tu dirección de email de Evernote, así estos no van a saturar tu buzón de entrada sino que irán directo a Evernote para que los revises en el momento que te sea más conveniente.

8. Habla contigo mismo

De repente tuviste una idea para un excelente artículo o una nueva estrategia para compartir contenido pero te tomará mucho tiempo anotarlo y/o estás afuera y ocupado. Simplemente graba un mensaje de voz para ti mismo que puedas transcribir luego si así lo deseas.

Crea una nueva nota y haz clic en el pequeño icono de micrófono para grabar tus pensamientos. Tus ideas estarán seguras y saldrán de tu mente para que puedas enfocarte en la tarea que estás realizando en ese momento.

9. Escribe un artículo

 

Realmente no tengo una plantilla específica para escribir artículos en Evernote, por lo general incluyo todos los enlaces de notas interesantes al principio del artículo y Luego empiezo a escribir un borrador justo debajo.

Separo cada sección con una línea (puedes incluirla haciendo clic en el icono de línea en la parte superior de la nota) para hacer que esté más organizado.

Finalmente, añado el artículo ya terminado al blog y allí lo edito con las opciones disponibles en el editor de texto.

10. Comparte notas/libretas con tu equipo

 

Si tienes un equipo de trabajo, Evernote te ofrece formas de compartir las notas y colaborar a través de ellas. Para hacer esto, haz clic en el botón  “Compartir” en la esquina superior derecha de la nota.

Puedes hacer clic en la pequeña flecha que apunta hacia abajo para obtener más opciones tales como compartir un enlace público (URL) de la nota o enviarla por correo.

Incluso puedes compartir libretas. Digamos que queremos crear una librería de actualizaciones en Twitter y que otras personas contribuyan, podrías tener una libreta compartida con el equipo de marketing que les permita a todos agregar notas.

11. IFTTT + Evernote

 

Hay muchas cosas que puedes hacer con Evernote usando IFTTT para activar acciones.

IFTTT es un servicio que te permite crear acciones condicionadas, llamadas “recetas”, las cuales se activan basadas en los cambios determinados que ocurren en servicios web específicos.

Ejemplo

Si quieres guardar tus fotos de Instagram en Evernote, puedes crear una receta que se active cada vez que publicas una nueva foto en una cuenta de Instagram determinada.  La foto será guardada en Evernote de forma automática a través de IFTTT.

Puedes incluso crear una receta para que todas tus publicaciones favoritas en Twitter, Instagram y Facebook sean guardadas en Evernote.

12. Hazle seguimiento a tu desempeño

Una vez que organizado tu plan de acción para tus proyectos freelance, puedes empezar a medir su éxito, usando Evernote.

Evernote puede ayudarte a realizar un seguimiento de la información directamente en una nota. Te permite crear tablas para tener los datos en orden y puedes agregar documentos (como un archivo Excel en el que hayas exportado datos) a una nota para mantener en un solo lugar toda la información acerca de un proyecto específico.

13. Utiliza Post-it para crear notas

 

¿Te gusta usar Post-its? A Evernote también. De hecho, se han asociado para crear una integración realmente práctica. La forma en que funciona es que Evernote puede reconocer el color de una nota Post-it  y te permitirá asignar libretas predeterminadas para cada color.

Por ejemplo:

Si todas tus notas amarillas de Post-it están relacionadas a tu trabajo, Evernote sabrá que debe agregarlas a tu libreta de trabajo cuando tomes una foto de ellas.

Evernote tiene una guía completa de cómo usar los Post-it en tu flujo de trabajo que puedes leer aquí. Pero yo aprovecho de enumerarte las ventajas que se obtendrán automáticamente cuando las agregues a Evernote:

• Se corrigen la inclinación y rotación del post-it.
• Se organizan automáticamente en libretas de Evernote, etiquetas y recordatorios.
• Los bordes de la nota son recortados a la perfección.
• El dibujo y el contraste del texto se mejoran.

14. Etiqueta tus notas

 

Puedes usar etiquetas en tus notas para ayudarte a organizarlas. Hay diferentes formas de usar una etiqueta. Una de estas es conectar notas de diferentes libretas por tema, otra será usarlas en vez de a las libretas.

Un truco divertido por si no quieres crear tantas etiquetas es utilizar en guión bajo (_) justo después de la palabra clave.

De esta forma puedes hacer una búsqueda de la palabra clave para encontrar las notas que se encuentren relacionadas con ella.

Por ejemplo:

Se pondría la palabra clave “curso_” en algún punto en todas mis notas relacionadas con un curso online que estés creando o realizando. Luego podrás hacer una búsqueda del término “curso_” para encontrarlas.

15. Crea una tabla de contenido

 

Aquí hay algo que tu libreta real no puede hacer. Si tienes muchas notas en tus libretas de Evernote, puedes crear una tabla de contenido para encontrar cualquier nota rápidamente.

Todo lo que tienes que hacer es seleccionar las notas que te gustaría incluir en una tabla de contenido usando Comando + clic en Mac o Control + clic en Windows (sólo funciona en las aplicaciones de escritorio).

Evernote te dará algunas opciones para elegir, escoge “Crear nota como tabla de contenido” y entonces se creará una nueva nota con esta tabla automáticamente llena. Luego puedes cambiar el nombre de la nota, si así lo deseas, para que sea más específico como “Tabla de contenido: Artículos en proceso”.

Esta tabla se crea usando lo que Evernote llama “Enlace de notas”. Haz clic sobre ellos para abrir la nota asociada a ese enlace, y hay mucho que puedes hacer con esto.

Puedes usar los enlaces también en tus otras aplicaciones. Digamos por ejemplo que tienes una cita en tu calendario, puedes agregar un “Enlace de nota” a esta cita asociándolo con la nota que contiene la información relevante a esta llamada, para que no tengas que cavar en tu Evernote para encontrarla.

16. Utiliza atajos de teclado 

Para poder trabajar incluso más rápido, puedes usar los atajos de teclado de Evernote. Aquí puedes ver una lista completa de atajos. Te comparto algunos de los que me han resultado más útiles:

⌘ N: Crear una nueva nota

^⌘ ⇧ N: Abrir una nueva ventana de nota

⌘ ⇧ N: Crear un Nuevo notebook

⇧ ⌘ V: Copiar como texto sin formato

⌃ ⌘ T: Crear una nueva etiqueta

Consejos Extras

Además de la aplicación principal, en su App Center podrás encontrar muchas más aplicaciones para trabajar con Evernote.

La suscripción gratuita es un poco limitada, pero si quieres probar la versión Premium sin tener que pagar la suscripción, puedes hacerlo mediante este enlace 🙂

Con la opción Premium puedes añadir una contraseña a tu Evernote, ver tus notas sin conexión, subir 1gb de archivos al mes, entre otras ventajas. Si eres escritor, jefe de proyecto o sencillamente quieres organizar tus notas, reuniones y archivos, prueba Evernote. No te quedará mal y me lo agradecerás.

¿Conoces algunas otras ventajas de Evernote? ¿Hay algún consejo o truco adicional que quisieras compartir? Me encantaría leer sobre ello en los comentarios. 😀

Artículo publicado originalmente el 29 de enero de 2014. Actualizado el 27 de marzo de 2016.